Modèle de facture pour agent d'entretien
Fin du mois : la facture du contrat d'entretien part chez le gestionnaire, et elle doit passer la validation d'un comptable qui ne t'a jamais vu travailler. Mois couvert, rythme des passages, surface entretenue, passage supplémentaire tracé par son bon d'intervention : le modèle ci-dessous montre une facture mensuelle telle qu'un syndic ou une entreprise cliente l'attend, ligne par ligne. Tu la remplis avec tes tarifs, tu télécharges, le fichier sort au format Factur-X.
À quoi ressemble une facture agent d'entretien
SIREN 000 000 000
Ville
Adresse
Ville
| Désignation | Qté | P.U. HT | Total HT |
|---|---|---|---|
| Entretien régulier des bureaux — période du 1er au 31 août 2026, 2 passages par semaine (150 m²) | 1 forfait | 320,00 € | 320,00 € |
| Vitrerie intérieure et extérieure de plain-pied — passage trimestriel prévu au contrat | 42 m² | 3,00 € | 126,00 € |
| Passage supplémentaire du 12/08 — remise en propreté après un événement organisé par le client (bon d'intervention n° BI-2026-081) | 2 heures | 26,00 € | 52,00 € |
| Fournitures consommables (essuie-mains, savon, sacs) — refacturation au réel prévue au contrat | 1 forfait | 34,00 € | 34,00 € |
TVA non applicable, art. 293 B du CGI
Exemple illustratif : montants et libellés indicatifs. La mention de TVA ci-dessus s'applique si tu es en franchise en base —elle change au 1er janvier 2027.
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Ce que ta facture doit comporter
La désignation qui fait payer : mois couvert, rythme, surface
Écris « Entretien des bureaux — période du 1er au 31 août 2026, 2 passages par semaine, 150 m² » : chaque terme de la ligne répond à une clause du contrat d'entretien, et c'est exactement le rapprochement que fait le comptable du client avant de mettre la facture en règlement — quand il n'y parvient pas, elle attend. Toi, tu gardes une trace opposable de ce que couvrait le forfait. Regrouper tous les passages du mois sur une seule facture est prévu par les textes — c'est la facture périodique de l'article 289, I-3 du CGI — à une condition de calendrier : elle doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois, pas au fil de septembre quand tu y penses. Le passage hors rythme convenu, lui, prend sa propre ligne, datée, avec la référence du bon d'intervention qui l'a déclenché.
Une date d'échéance, pas « paiement à réception »
Sans accord entre vous, le règlement est dû trente jours après l'exécution de la prestation ; un délai négocié ne peut pas dépasser soixante jours à compter de la date de la facture, ou quarante-cinq jours fin de mois si le contrat le stipule (article L441-10 du code de commerce). Traduis ce délai en date sur chaque facture — « échéance : 30 septembre 2026 » — plutôt qu'en formule que chacun calcule à sa façon. Même exigence de précision pour le taux des pénalités de retard : recopie celui de ton contrat, en pourcentage, en sachant qu'un taux conventionnel ne peut pas descendre sous trois fois le taux d'intérêt légal et que, si le contrat ne dit rien, c'est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points qui s'applique.
Fin de chantier en sous-traitance : la facture part sans TVA
Si une entreprise de bâtiment te confie le nettoyage de fin de chantier en sous-traitance, la TVA change de main : l'article 283, 2 nonies du CGI range le nettoyage effectué en relation avec un bien immobilier parmi les travaux soumis à autoliquidation lorsqu'ils sont réalisés par une entreprise sous-traitante, et c'est alors le donneur d'ordre assujetti qui paie la taxe. Ta facture part sans TVA et porte la mention « Autoliquidation » — c'est elle qui justifie l'absence de taxe sur tes lignes. Le champ est plus étroit qu'il n'y paraît : l'administration réserve ce régime au nettoyage qui prolonge ou accompagne des travaux immobiliers. Quand une société de propreté te délègue l'entretien courant d'un site, ou quand le client final — promoteur, entreprise qui réceptionne ses locaux — te commande directement le nettoyage, tu factures normalement à 20 %. Et en franchise en base, rien ne bouge : facture hors taxe avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », sans mention d'autoliquidation.
Les références que le gestionnaire attend : contrat, immeuble, bon de commande
Un cabinet de syndic ou un facility manager traite des centaines de factures de prestataires : la tienne doit porter ce qui permet de la rattacher sans recherche. Le numéro du bon de commande, quand ton client en a établi un avant la prestation, est une mention obligatoire (article L441-9 du code de commerce), pas une coquetterie de service comptable. Ajoute la référence du contrat d'entretien et, si tu interviens sur plusieurs sites du même client, le nom de l'immeuble ou du site en tête de la désignation — et une facture par site plutôt qu'une facture fourre-tout : c'est ce qui permet au gestionnaire de réaffecter chaque charge au bon budget, et à toi de savoir quel site paie en retard.
L'erreur à ne pas faire
L'erreur classique, c'est la facture minute : « Prestation de nettoyage — août 2026 », un montant, rien d'autre. Elle semble suffire puisque le client sait ce que tu fais chez lui — mais le comptable qui la reçoit, lui, ne le sait pas, et la met de côté en attendant de pouvoir la rattacher au contrat : ton paiement prend un mois de retard sans que personne ne t'ait rien refusé. Et le flou coûte deux fois. Une désignation qui ne permet pas d'identifier la prestation est une mention inexacte au sens de l'article 1737, II du CGI — 15 € d'amende par mention manquante ou erronée, dans la limite du quart du montant de la facture. Et le jour où un passage supplémentaire est contesté, tu n'as aucune ligne datée à opposer, puisque tout était fondu dans le forfait.
Questions fréquentes
Le site était plus sale que prévu : je peux facturer des heures en plus ?
Pas de ta seule initiative : le forfait du contrat couvre l'état normal des locaux, et une ligne d'heures supplémentaires qui apparaît sans accord préalable sera contestée — à raison. Fais valider l'intervention avant de la réaliser, par un échange écrit ou un bon d'intervention signé, puis reporte sa référence sur la ligne de facture avec la date et le nombre d'heures. Si le surcroît devient récurrent — effectif du client qui double, local réaménagé —, c'est le contrat qu'il faut renégocier, pas la facture qu'il faut gonfler mois après mois.
Mon client refuse de payer tant que je n'ai pas fourni d'attestation URSSAF : il a le droit ?
Il applique la loi. Pour toute prestation d'au moins 5 000 € hors taxe — seuil fixé à l'article R8222-1 du code du travail et apprécié sur toute la durée du contrat, qu'un forfait mensuel dépasse vite —, ton client doit vérifier ta situation à la signature puis tous les six mois (articles L8222-1 et D8222-5 du même code), sous peine d'être tenu solidairement de tes cotisations en cas de travail dissimulé. Le nettoyage est un secteur particulièrement surveillé sur ce terrain. Télécharge l'attestation de vigilance depuis ton espace Urssaf et prends le réflexe d'en renvoyer une à jour deux fois par an sans attendre la relance : c'est souvent la pièce manquante qui bloque un règlement, pas la facture elle-même.
Les bureaux ferment trois semaines en août : je facture le mois entier ?
C'est le contrat qui répond, pas l'usage. S'il prévoit un forfait annuel lissé sur douze mois, tu factures le mois plein, fermeture comprise — le mode le plus courant et le plus simple à défendre, à condition qu'il soit écrit. S'il prévoit une facturation aux passages effectués, la facture d'août reflète le rythme réduit, avec le nombre de passages réellement assurés en désignation. Ce que tu ne fais jamais : émettre le forfait plein puis t'arranger le mois suivant par une remise silencieuse. Si un mois facturé doit être corrigé, c'est une facture d'avoir numérotée, rappelant le numéro et la date de la facture initiale (article 289, I-5 du CGI), qui s'en charge.
Le syndic me demande de facturer au syndicat des copropriétaires, pas à son cabinet : c'est normal ?
Oui, et c'est même la bonne pratique : ton client est le syndicat des copropriétaires de l'immeuble, personne morale à part entière (article 14 de la loi du 10 juillet 1965), et le cabinet de syndic n'est que son mandataire. Libelle l'en-tête « Syndicat des copropriétaires [résidence, adresse], représenté par son syndic [cabinet] », et adresse l'envoi au cabinet, qui règle sur les fonds du syndicat. L'intérêt n'est pas que protocolaire : si le cabinet perd le mandat de l'immeuble, ta créance reste attachée au syndicat, et le syndic suivant la reprend dans les comptes sans discussion sur son destinataire.
Facture électronique : qu'est-ce qui change pour moi en septembre 2026, puis en 2027 ?
Le 1er septembre 2026 ne change rien à la facture que tu remplis ici : l'obligation qui tombe à cette date joue dans l'autre sens — il te faut une plateforme agréée pour recevoir celles de tes fournisseurs, franchise en base comprise. La bascule qui te concerne comme émetteur vient un an plus tard : au 1er septembre 2027, en micro-entreprise ou TPE, chaque facture à un autre professionnel établi en France devra être transmise par une plateforme agréée dans un format structuré, dont Factur-X est l'un des formats admis. Sortir dès maintenant tes factures de contrat dans ce format, c'est t'épargner la migration au pied du mur : le modèle de cette page produit déjà le fichier attendu. Le raccordement à une plateforme agréée, lui, restera une démarche à part — TaFacture n'en est pas une.