Facture électronique assistante administrative
Gestion des mails, prise de rendez-vous, frappe de comptes rendus, suivi de dossiers administratifs : une assistante administrative indépendante intervient à distance ou sur site pour des professionnels qui lui confient un pan entier de leur organisation — souvent des informations sensibles sur leurs clients, leurs contrats ou leurs salariés. Cette proximité avec des données confidentielles pèse autant sur la facture que le rythme, presque toujours mensualisé, des missions.
Les particularités du métier
TVA à 20 % et franchise en base, comme la majorité des prestations de services
La gestion administrative, la frappe de courriers, la prise de rendez-vous, le suivi de dossiers ou la gestion de boîtes mail relèvent du taux normal de TVA à 20 %, comme la plupart des prestations de services. Beaucoup d'assistantes administratives indépendantes démarrent toutefois en franchise en base : tant que le chiffre d'affaires annuel reste sous 37 500 € (seuil de tolérance à 41 250 €), la facture est émise hors taxe avec la mention 'TVA non applicable, article 293 B du CGI'.
Le forfait horaire mensualisé : détailler les heures, pas seulement le montant
La facturation au forfait horaire mensuel (par exemple 10 ou 20 heures par mois, quelle que soit leur répartition dans la semaine) est la formule la plus courante du métier. Une facture qui se limite à un montant global expose à des contestations si le volume d'heures réellement consommé est discuté : mieux vaut détailler le nombre d'heures forfaitées, le taux horaire retenu et, le cas échéant, les heures effectuées au-delà du forfait et facturées en supplément.
La confidentialité, un engagement à formaliser avant la première mission
Une assistante administrative a souvent accès à des informations sensibles de ses clients — contrats commerciaux, données de salariés, échanges avec leurs propres clients. Rien n'oblige légalement à signer un accord de confidentialité, mais l'absence de clause écrite laisse le client sans recours formel en cas de fuite d'information : une clause de confidentialité, mentionnée dans le devis ou les conditions générales de vente, ou un accord de non-divulgation séparé, sécurise la relation dès la première mission, avant même la première facture.
Une frontière à connaître : la tenue de comptabilité ne t'appartient pas
Répondre au téléphone, classer des factures reçues ou préparer un tableau de suivi de trésorerie fait partie du métier. La tenue de comptabilité au sens de l'ordonnance de 1945 — tenir, centraliser, arrêter, réviser ou consolider les comptes d'un client, sous ta propre responsabilité — est en revanche une activité réglementée, réservée aux experts-comptables inscrits à l'ordre (ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945, art. 2 et 20). Si cette part de la gestion est sous-traitée par un cabinet d'expertise comptable, c'est ce dernier qui reste responsable des comptes : mieux vaut cadrer par écrit, avec le client comme avec le cabinet, le périmètre exact de ta mission et celui qui reste du ressort de l'expert-comptable.
Plusieurs clients en parallèle, une seule numérotation
Une assistante administrative qui suit plusieurs clients en simultané, chacun sur un forfait horaire mensuel, doit néanmoins tenir une numérotation séquentielle continue sur l'ensemble de son activité, tous clients confondus — jamais une série de numéros par client. C'est un piège fréquent quand chaque contrat est suivi dans un fichier ou un outil séparé : la première facture du mois pour un client doit suivre, sans trou ni doublon, la dernière facture émise pour un autre client.
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Quel taux de TVA appliquer ?
Une assistante administrative applique le taux normal de TVA à 20 % sur l'ensemble de ses prestations — gestion administrative, frappe de courriers, prise de rendez-vous, suivi de dossiers — comme la plupart des prestations de services, quelle que soit la forme de facturation retenue (forfait horaire mensuel, mission ponctuelle). Ce guide vise l'assistance rendue à des clients professionnels : l'assistance administrative exercée à domicile pour des particuliers relève d'un régime distinct, celui des services à la personne (art. D. 7231-1, II, 14° du code du travail), avec ses propres formalités de déclaration, un taux de TVA réduit à 10 % et un crédit d'impôt pour le client. Beaucoup d'assistantes administratives indépendantes travaillant avec des professionnels restent sous les seuils de la franchise en base : tant que le chiffre d'affaires annuel reste sous 37 500 € (tolérance à 41 250 €), la facture est émise hors taxe avec la mention 'TVA non applicable, article 293 B du CGI'. Une seule activité échappe entièrement à ce cadre : la tenue de comptabilité au sens de l'ordonnance de 1945 — tenir, centraliser, arrêter, réviser ou consolider les comptes d'un client sous sa propre responsabilité — est réservée aux experts-comptables inscrits à l'ordre, et ne peut donc pas être facturée sous cet intitulé par une assistante administrative.
Questions fréquentes
Quel taux de TVA une assistante administrative doit-elle appliquer ?
Le taux normal de 20 % pour l'assistance rendue à des clients professionnels, sauf franchise en base. Si tu interviens à domicile pour des particuliers, l'activité relève en revanche des services à la personne (art. D. 7231-1, II, 14° du code du travail), avec un taux réduit à 10 % et des formalités de déclaration propres à ce régime.
Puis-je facturer la tenue de comptabilité d'un client ?
Non, pas au sens de l'ordonnance de 1945 : tenir, centraliser, arrêter, réviser ou consolider les comptes d'un client sous ta propre responsabilité est une activité réservée aux experts-comptables inscrits à l'ordre (art. 2 et 20). Tu peux préparer matériellement des documents (classement de factures, tableaux de suivi) sans intervenir sur la tenue des comptes eux-mêmes ; si cette part est sous-traitée par un cabinet, c'est lui qui reste responsable des comptes — à toi de cadrer par écrit le périmètre exact de ta mission.
Comment facturer un forfait horaire mensuel ?
En détaillant le nombre d'heures forfaitées, le taux horaire appliqué et, le cas échéant, les heures effectuées au-delà du forfait, plutôt qu'en indiquant un seul montant global. Ce niveau de détail évite les contestations sur le volume d'heures réellement consommé, en particulier si tu suis plusieurs clients en parallèle.
Dois-je faire signer une clause de confidentialité à mes clients ?
Rien ne l'impose légalement, mais l'accès fréquent à des informations sensibles (contrats, données de salariés, échanges clients) rend cette clause utile dès la première mission. Elle peut figurer dans le devis, dans les conditions générales de vente, ou faire l'objet d'un accord de confidentialité séparé — l'essentiel est qu'elle soit écrite avant que la mission démarre.
Facture électronique 2026-2027 : qu'est-ce que ça change pour une assistante administrative ?
Le calendrier légal est le même pour toute activité assujettie à la TVA. Dès le 1er septembre 2026, tu dois être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées de tes propres fournisseurs (outils bureautiques, comptable), même en franchise en base. Si tu factures en TPE ou micro-entreprise, l'obligation d'émettre tes propres factures — y compris chaque échéance mensuelle d'un forfait horaire — via une plateforme agréée s'applique à partir de septembre 2027.
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